est-Clubverwaltung

Steuern Sie Ihren Segelverein
sicher und komfortabel
in die Zukunft

Die Aufgabe:

Segel- und Yachtsportvereine haben vielfache Aufgaben:
Neben dem Sportbetrieb und der Mitgliederverwaltung werden oft auch Liegeplätze und weitere Vereinsressourcen an die Mitglieder vermietet.
Unterschiedliche Mitgliedschaftsarten mit verschiedenen Beitragssätzen und Altersgrenzen müssen ebenso gepflegt und verwaltet werden wie die Dokumentation - z.B. der Übernahme von Ehrenämtern im Verein.
Daneben erfolgt die Vermietung von Bootsliegeplätzen, Trailerstellplätzen, Winterlagerplätzen, Clubschränken und möglicherweise auch Clubzimmern an die eigenen Mitglieder des Vereins im Rahmen der sog. Vermögensverwaltung. Die Liste dieser Clubleistungen ist beliebig verlängerbar. Unterschiede hinsichtlich Größe und Lage oder sonstiger Beschaffenheit machen zudem oft eine differenzierte Preisgestaltung und Abrechnung für die Mitglieder aus unterschiedlichen Mitgliedergruppen erforderlich.

Die Verwaltung und Abrechnung der Vielzahl dieser Daten und Vorgänge stellt die Vorstände und Mitarbeiter vor eine recht komplexe und oft personalintensive und damit teure Aufgabe: Die Daten müssen natürlich stets aktuell gehalten und einfach und sicher abgerechnet werden. Gleichzeitig müssen alle Informationen für Vorstände und Mitarbeiter in einem umfassenden Auskunfts- und Auswertungssystem verfügbar sein.

Unsere Lösung - Ihr Vorteil:

est-office Michael Lauber ist ein Softwareentwickler mit vieljähriger Erfahrung und Sitz am Starnberger See.
Gemeinsam mit einem langjährigen Finanzvorstand des Münchner Yacht-Club e.V. wurde die est-Clubverwaltung zur einfachen und übersichtlichen Verwaltung und Abrechnung all dieser abrechnungsrelevanten Beziehungen des Segelvereins mit seinen Mitgliedern geschaffen. Das mit modernsten Softwareinstrumenten entwickelte Programm ist webbasiert und kann über einen Browser mit jedem internetfähigen Endgerät bedient werden. Vorhandene Betriebssysteme und Hardwarearchitekturen werden nicht berührt. Dieser zukunftsweisende Ansatz macht eine eigene Administration für Installation und Datensicherung im Verein entbehrlich und das Programm und den Verein gleichermaßen zukunftssicher.

Mehr Komfort - mehr Sicherheit - mehr Zeit

Die est-Clubverwaltung mit ihrem einzigartigen Fachkonzept für Segelvereine ist die erste Wahl, wenn es um eine intuitiv und einfach zu bedienende und komfortable zentrale Daten- und Abrechnungsplattform für Segel- und Yachtsportvereine geht. Sie wurde entwickelt, um Vorstände und Clubmanagement von Verwaltungs- und Abrechnungsarbeit zu entlasten.
Das Ergebnis: Mehr Zeit für ihre Vereinsmitglieder und für den Segelsport.

Im Fokus: Ihr Verein

Kein Segelverein ist wie der andere. Deshalb wurde bei der Entwicklung der est-Clubverwaltung darauf geachtet, dass alle denkbaren Geschäfts- und Abrechnungsmodelle in Segelvereinen unterstützt werden. So sind z.B. alle Mitgliedschaftsarten und auch die den Mitgliedern zur Verfügung gestellten Clubleistungen hinsichtlich Art, Umfang und Preisbildung beliebig gestaltbar.

est-Clubverwaltung: Die Struktur

Die Vereins- und Mitgliederdaten werden in vier Bearbeitungsgruppen verwaltet und programmseitig verknüpft:

Mitglieder: Adressen /-Kontaktdaten Bankdaten Entgeltliche Clubnutzungen Ehrenämter Ehrungen Qualifikationen Zugangsberechtigungen Listen	Administration: Datenbackup Datenexporte Auswertungen & Analysen Benutzer-/Rechteverwaltung Formularkonfiguration Vereinsindividuelle Programmeinstellungen Kostengruppen Zahlungs-und Rechnungstexte Einstellungen E-Mail-Client
Stammdaten: Mitgliederarten Bootsklassen Bootskategorien Liegeplatzarten Liegeplatzorte Winterlager Trailerstellplätze Clubschränke Segellager Clubzimmer Zimmerkategorien Berechtigungsarten	Finanzen: Preisliste mit Buchungs- konten, Kostenstellen und MwSt Automatische Abrechnung Rechnungsvorschau Budgetplanung Manuelle Abrechnung Buchungen und Rechnungs- daten dauerhaft verfügbar Rechungsdruck PDF E-Mail Rechnungsversand DATEV-Schnittstelle SEPA-Lastschriften

Abrechnung auf Knopfdruck

Auch das Abrechnungssystem lässt keine Wünsche offen: Gleich ob es um wiederkehrende oder einmalige Clubleistungen geht, ob in einem Rechnungslauf die komplette Jahresabrechnung des Vereins erstellt oder jeweils nur definierte Leistungsgruppen abgerechnet werden sollen, ob Umlagen für ausgewählte Mitgliedsarten oder unterjährige Einzelabrechnungen zu erstellen sind: Vor jeder Rechnungsschreibung stehen zahlreiche Kontroll- und Änderungsoptionen zur Verfügung.

Auf Knopfdruck erfolgen dann jeweils die komplette Rechnungsstellung mit integrierter Buchhaltungsvorbereitung, die Übergabe der fertigen Abrechnungsdaten an das Rechungswesen über eine ausgefeilte Schnittstelle (DATEV) und die Erstellung von SEPA-Lastschriften.

Blickpunkt Information

Variable Filter und Auskunfts-Optionen erleichtern z.B. dem Hafenmeister die Liegeplatzbelegung, dem Schatzmeister die Budgetplanung und den übrigen Vorständen sowie dem Clubsekretariat die tägliche Arbeit bei der Mitglieder- und Vereinsverwaltung – Zum Beispiel zur Mitgliederstruktur, zu belegten Liegeplätzen oder Clubschränken und -wohnräumen, zu aktuellen Preisen mit den zugeordneten Buchungskonten und MwSt-Sätzen, zur Inanspruchnahme einzelner Clubleistungen oder Rechnungen im Zeitablauf u.v.m..

Offen für die Zukunft

Die Export-Option aller im System verwalteten Vereins- und Finanzdaten in den Formaten csv, txt oder json rundet das professionelle Leistungsspektrum ab. Damit können über Schnittstellen mobile Apps oder Webapplikationen gespeist oder Vereinsdaten auch unter ganz individuellen Blickwinkeln unter die Lupe genommen werden.